Eine Gehaltsabrechnung erhält jeder Arbeitnehmer für Leistungen, die er für seine Firma erbracht hat. Ein Arbeitnehmer, der seinen Lohn in Form von Gehalt bekommt, ist fast immer ein Angestellter seiner Firma.

Gehaltsabrechnung über Lohnbüros & Steuerberater

In größeren Firmen werden Lohn und Gehalt im Lohnbüro berechnet und zwar mit einer Software, die auf die Kriterien der Firma zugeschnitten ist. Hier wird jeder Arbeitnehmer monatlich abgerechnet. In den Programmen sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers hinterlegt, wie die Personaldaten, die Steuerklasse und die betreffende Krankenkasse.

Zu festen Terminen bekommt das Lohnbüro alle relevanten Daten für den abzurechnenden Monat. Dazu gehören zum Beispiel Überstunden, die entweder bezahlt oder nur aufgelistet werden.

Ein oder mehrere Zuschläge, die für bestimmte Leistungen gezahlt werden, müssen ebenfalls vor der Lohnrechnung dem Lohnbüro gemeldet werden. Zusätzliche Daten, wie Urlaubstage oder Kranktage müssen separat geführt werden, bevor sie im Lohnprogramm verarbeitet werden können. Ebenso können Sonderzuwendungen, monatliche Festzuschläge und andere Extras in das Gehalt mit einfließen.
Ebenso müssen eventuelle Abzüge vor der Gehaltsrechnung überprüft werden. Beispiele dafür sind ein eventueller Wechsel der Krankenkasse oder der Steuerklasse, weil vielleicht ein Kind geboren wurde, oder der Freibetrag des Arbeitnehmers hat sich geändert oder muss erst eingetragen werden. Wenn der Arbeitnehmer einen Firmenwagen mit privater Nutzung hat, dann können hier auch Verrechnungen fällig werden. Sind dann alle Daten eingegeben und nochmals kontrolliert, kann die eigentliche Lohn- und Gehaltsrechnung beginnen. Es wird das aktuelle Gehalt für den laufenden Monat berechnet und je nachdem wie gut und umfangreich die verwendete Software ist, können abschließend diverse Listen ausgedruckt werden, die eine Zusammenfassung aller Summen bietet.

Es gibt Überweisungslisten für die einzelnen Kranken- und Rentenkassen, die Finanzämter und alle Institutionen, die Zahlungen erhalten. Auch Pfändungen können berücksichtigt werden. Die Firma erhält diese Listen monatlich, Quartalsweise und jährlich kumuliert und sie sind für alle Abschlussarbeiten der Firma äußerst wichtig.
Wenn Sie einen Kleinbetrieb führen und nur ein oder zwei Mitarbeiter haben, dann werden diese Arbeiten meist von einem Steuerbüro oder dem Chef selbst ausgeführt. Sie werden sich im Umfang der einzugebenden Daten von einem großen Lohnbüro nur unwesentlich unterscheiden, denn die Gehalt- oder Lohnforderungen der Mitarbeiter müssen auch monatlich aktualisiert und überarbeitet werden.

Nach der Lohn- und Gehaltsrechnung müssen auch Sie die Überweisungen an die Mitarbeiter fertig machen und alle fälligen Beiträge zur Überweisung an das Finanzamt und die Krankenkassen vorbereiten. Die einzigen Unterschiede sind die Zahl der Mitarbeiter, der Lohnrechner und der zeitmäßige Aufwand. Die Nachweispflicht ist auch für den Kleinunternehmer wichtig und schützt ihn vor Prüfungsdifferenzen.
Eine Lohn- und Gehaltsrechnung sollte stets korrekt und transparent sein, damit jeder Prüfende, egal ob von den Krankenkassen, dem Finanzamt oder der Wirtschaftsprüfer, sofort einen aussagefähigen Überblick über den Inhalt der Unterlagen bekommen.