Welche Aufgaben hat ein Lohnbüro?

Ablauf einer externen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Lohnbüro ist in einem Betrieb, egal wie groß er ist, ein sehr wichtiger Bestandteil, für Ihren Betrieb, genauso für Ihre Mitarbeiter. In dieser Abteilung werden die Arbeitsleistungen der einzelnen Mitarbeiter erfasst und der Lohn oder das Gehalt berechnet. Was macht der Lohnsachbearbeiter im Einzelnen? Es beginnt damit, dass ein neuer Mitarbeiter im Computersystem erfasst wird. Dazu gehören alle relevanten Daten, wie Familienstand, vorhandene Kinder, die Steuerklasse, Kinderfreibeträge und die Zugehörigkeit zu einer Krankenkasse. Dazu werden auch die betrieblichen Daten erfasst, wie Personalnummer, Kostenstelle, Einstufung in die Lohn- oder Gehaltsstufen des betrieblichen oder des Tarifvertrages. Auch solche Daten, wie der erste Arbeitstag, Abführungen von Lohnbestandteilen an Bausparverträge, an die betriebliche oder private Altersvorsorge oder bei Pfändungen an die Gläubiger, sind Bestandteile der Personalunterlagen in dem Lohnbüro.

Der Ablauf

Der Mitarbeiter hat alle seine Daten im Lohnbüro hinterlegt und er kann darauf hoffen, dass seine Lohnabrechnung alles enthält, was für ihn wichtig ist. Auch Ihr Lohnbüro überprüft, ob alle Unterlagen vorhanden sind. Ist alles in Ordnung, dann wird das Lohnbüro bei der Krankenkasse des neuen Mitarbeiters eine Meldung abgeben, dass der Mitarbeiter seit diesem Monat in dem Betrieb arbeitet.
Nach dem erfolgten monatlichen Arbeitsrhythmus werden in Ihrem Lohnbüro die Arbeitslohn oder das Gehalt berechnet. Ihr Lohnbüro muss immer die neuesten gesetzlichen Regelungen und Verordnungen, sowie eventuelle betriebliche Änderungen kennen und danach arbeiten. Sind keine neuen Regelungen vorhanden, so kann mit der Lohnrechnung begonnen werden, ansonsten muss das Lohnbüro diese Änderungen einarbeiten, damit es zu keinen fehlerhaften Berechnungen kommt.
In Ihrem Lohnbüro sollte mit entsprechender Software gearbeitet werden, die auf Ihre Branche abgestimmt ist, sodass alle Betriebsinterna, sowie gesetzliche Zuschläge und Abgaben sachkundig abgerechnet werden können. Vor dieser Berechnung sollten alle Änderungen eingepflegt sein, die persönlichen Änderungen der Arbeitnehmer und auch die neuesten gesetzlichen Änderungen. Sind alle Angaben ordnungsgemäß in das Lohnprogramm eingegeben, dann kann der eigentliche Rechnungslauf von statten gehen.

Mitarbeiter interessieren sich für den Lohnzettel

Sind nun alle Mitarbeiter berechnet worden, so erhalten Sie viele Listen und Auswertungen von dieser Lohnrechnung. Der erste Ausdruck, der den Mitarbeiter interessiert, ist der Lohn- oder Gehaltszettel. Diese werden in der Regel als erstes von den Mitarbeitern des Lohnbüros auf die Richtigkeit geprüft und entweder werden nochmals Korrekturen vorgenommen und der Rechnungslauf wird nochmals durchgeführt, oder es ist alles richtig verarbeitet wurden und die weitere Bearbeitung kann beginnen. Es kommt nun darauf an, wie das Lohnprogramm ausgestattet ist und welchen Auswertungsumfang Sie erhalten möchten. Reicht Ihnen zum Beispiel eine Auswertung darüber, wie viel Sie an das Finanzamt abführen müssen und welcher Betrag an welche Krankenkasse gezahlt wird? Haben Sie eine Abrechnung nach Kostenstellen vorgesehen, dann haben Sie die Möglichkeit, über die einzelnen Kostenstellengruppen die Lohnkosten zu ermitteln und darüber hinaus gibt Ihnen diese Auswertung Auskunft, welche Lohnkosten in die Herstellungskosten Ihres Produktes einfließen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, aus dem erhaltenen Listenmaterial zu erfahren, wie viel Überstunden geleistet wurden, wie viel Krankentage in einem Monat angefallen sind und wie sich die Lohnkosten insgesamt auf Ihr Betriebsergebnis auswirken. Je weiter gefächert Ihre Auswertungen sein können, umso besser werden Sie in der Lage sein, das Geschehen lenken und leiten zu können.

Folgende Dienstleister zur Lohnabrechnung gibt es.

Stand 10/2010 – Alle Angaben ohne Gewähr.

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