Minijob-Lohnabrechnung richtig erstellen

Ein Minijob wirkt auf den ersten Blick überschaubar: wenige Stunden, ein begrenztes Entgelt, oft nur ein Mitarbeiter. Wer jedoch eine Minijob-Lohnabrechnung erstellen muss, übernimmt damit grundlegende Arbeitgeberpflichten. Dazu gehören die korrekte Erfassung der Arbeitszeit, die Abrechnung von Steuern und Sozialabgaben, Meldungen an die Minijob-Zentrale sowie eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung nach § 108 GewO.

Der entscheidende Punkt: Die monatliche Verdienstgrenze allein macht eine Abrechnung nicht automatisch richtig. Fehler entstehen häufig bei schwankenden Arbeitszeiten, bei der Rentenversicherung oder wenn mehrere Beschäftigungen eines Mitarbeiters nicht berücksichtigt werden. Ein sauberer Ablauf schützt vor Nachforderungen und gibt auch dem Minijobber Klarheit über seinen Lohn.

Wann liegt ein Minijob vor?

Ein gewerblicher Minijob mit Verdienstgrenze liegt vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt die geltende Minijob-Grenze nicht übersteigt. Seit Januar 2026 beträgt sie 603 Euro monatlich. Die Grenze ist an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt. Dieser Beitrag behandelt geringfügig entlohnte Beschäftigungen; für kurzfristige Beschäftigungen gelten andere Voraussetzungen.

Maßgeblich ist nicht nur der einzelne Kalendermonat. Arbeitgeber müssen das regelmäßige Arbeitsentgelt vorausschauend beurteilen. Dazu schätzen sie den zu erwartenden Verdienst für einen Zeitraum von höchstens zwölf Monaten. Bei einer kürzeren Beschäftigung ist der entsprechend kürzere Zeitraum maßgeblich. Der durchschnittliche Monatsverdienst darf 603 Euro nicht übersteigen. Bei zwölf Beschäftigungsmonaten entspricht das einem regelmäßigen Gesamtverdienst von höchstens 7.236 Euro.

Schwankender Verdienst ist grundsätzlich möglich. Auch vorhersehbare Monatsverdienste über 603 Euro können mit einem Minijob vereinbar sein, wenn sie durch entsprechend niedrigere Verdienste in anderen Monaten ausgeglichen werden und der maßgebliche Durchschnitt eingehalten wird. Erhebliche Schwankungen können allerdings dazu führen, dass Beschäftigungsabschnitte getrennt beurteilt werden müssen.

Für ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten der maßgeblichen Verdienstgrenze besteht eine zusätzliche Ausnahme: In höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines rollierenden Zeitjahres darf der Verdienst über der monatlichen Grenze liegen. In diesen Monaten darf er jeweils höchstens das Doppelte der Minijob-Grenze betragen, 2026 also insgesamt 1.206 Euro pro Monat. Ein typischer Anlass ist eine unerwartete Krankheitsvertretung. Planbare saisonale Mehrarbeit fällt nicht unter diese Ausnahme.

Bei einem Stundenlohn von 13,90 Euro ergibt sich rechnerisch ein Arbeitsumfang von rund 43,38 Stunden monatlich, wenn keine weiteren anrechenbaren Entgeltbestandteile hinzukommen. Ein höherer Stundenlohn sowie anrechenbare Zuschläge oder regelmäßig zu erwartende Sonderzahlungen verringern den Arbeitszeitumfang, der innerhalb der Verdienstgrenze vergütet werden kann.

Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld sind beispielsweise zu berücksichtigen, wenn ein Anspruch darauf besteht oder die Zahlung regelmäßig zu erwarten ist. Bestimmte steuer- und beitragsfreie Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit zählen dagegen unter den gesetzlichen Voraussetzungen nicht zum maßgeblichen Verdienst.

Welche Daten vor der ersten Abrechnung erforderlich sind

Bevor die erste Abrechnung erstellt wird, braucht der Arbeitgeber vollständige Stammdaten. Dazu zählen insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Angaben zum Krankenversicherungsstatus und gegebenenfalls zur Krankenkasse sowie die Bankverbindung.

Ebenfalls erforderlich sind Angaben zu weiteren Beschäftigungen. Nur so lässt sich beurteilen, ob die Beschäftigung versicherungsrechtlich tatsächlich als Minijob behandelt werden darf. Arbeitgeber sollten diese Angaben in einem Einstellungsfragebogen dokumentieren und den Mitarbeiter verpflichten, Änderungen mitzuteilen.

Ohne versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung werden die regelmäßigen Entgelte aus mehreren Minijobs zusammengerechnet. Zusammen dürfen sie die Minijob-Grenze nicht überschreiten.

Neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung bleibt grundsätzlich nur der zeitlich zuerst aufgenommene Minijob begünstigt. Jeder weitere Minijob wird mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und grundsätzlich in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versicherungspflichtig. In der Arbeitslosenversicherung erfolgt diese Zusammenrechnung nicht. Das gilt auch dann, wenn die Verdienste aus den Minijobs zusammen höchstens 603 Euro betragen.

Auch die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen gehören zur Abrechnungsgrundlage. Tätigkeit, Stundenlohn, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Zahlungszeitpunkt sollten eindeutig geregelt sein. Die gesetzlichen Nachweispflichten sind zusätzlich zu beachten.

Für gewerbliche Minijobs verlangt § 17 MiLoG grundsätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Diese Dokumentation ist auch für die Kontrolle des Mindestlohns und der Verdienstgrenze wichtig.

Minijob-Lohnabrechnung erstellen: Der monatliche Ablauf

Die Abrechnung beginnt mit den variablen Daten des Monats. Erfasst werden die tatsächlich geleisteten Stunden, vergütungspflichtige Ausfallzeiten wegen Krankheit, Urlaub oder Feiertagen sowie gegebenenfalls Zuschläge und Einmalzahlungen. Bei einem Stundenlohn wird daraus der Bruttolohn berechnet. Ein Beispiel: 35 zu vergütende Stunden zu 13,90 Euro ergeben 486,50 Euro Bruttoentgelt.

Danach wird geprüft, ob Rentenversicherungspflicht besteht oder eine wirksame Befreiung beziehungsweise ein anderer Grund für Versicherungsfreiheit vorliegt. Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Im gewerblichen Minijob trägt der Arbeitgeber einen Beitrag von 15 Prozent, der Arbeitnehmer grundsätzlich einen Eigenanteil von 3,6 Prozent.

Bei einem Monatsverdienst unter 175 Euro ist gegebenenfalls die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage zu beachten. Dann wird der volle Rentenversicherungsbeitrag grundsätzlich mindestens aus 175 Euro berechnet. Der Arbeitgeber zahlt weiterhin 15 Prozent des tatsächlichen Verdienstes; der Arbeitnehmer trägt die verbleibende Differenz. Ausnahmen bestehen beispielsweise bei einer parallel ausgeübten rentenversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung.

Der Mitarbeiter kann die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht schriftlich oder elektronisch beim Arbeitgeber beantragen. Bei wirksamer Befreiung entfällt sein Eigenanteil; der Arbeitgeberbeitrag bleibt bestehen. Der Antrag und sein Eingang sind zu dokumentieren. Für den Beginn der Befreiung sind außerdem die maßgeblichen Meldefristen zu beachten.

Seit dem 1. Juli 2026 können Minijobber eine bestehende Befreiung einmalig für die Zukunft aufheben lassen. Der Antrag ist schriftlich oder elektronisch beim Arbeitgeber zu stellen. Die Aufhebung wirkt ab dem Folgemonat der Antragstellung.

Die Lohnsteuer kann bei einem Minijob grundsätzlich pauschal mit 2 Prozent erhoben werden, wenn der Arbeitgeber pauschale Rentenversicherungsbeiträge entrichtet. Diese einheitliche Pauschsteuer umfasst auch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Arbeitgeber kann sie selbst tragen oder bei entsprechender arbeitsvertraglicher Grundlage auf den Arbeitnehmer abwälzen.

Alternativ ist eine individuelle Besteuerung nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen möglich. Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei einer günstigen Steuerklasse kann die individuelle Versteuerung vorteilhaft sein; bei einer weiteren Beschäftigung kommt häufig Steuerklasse VI zur Anwendung.

Die Entgeltabrechnung muss die gesetzlichen Angaben nach § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung enthalten. Dazu gehören unter anderem Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten, Versicherungsnummer, Beschäftigungsbeginn, Abrechnungszeitraum, Steuer- und Sozialversicherungstage sowie die Zusammensetzung des Entgelts und die relevanten Abzüge. Bruttoentgelt, Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag müssen nachvollziehbar sein.

Die zugrunde gelegten Arbeitsstunden sollten insbesondere bei Stundenlohn ebenfalls transparent dargestellt werden. Sie gehören jedoch nicht als eigenständige allgemeine Pflichtangabe zum Katalog der Entgeltbescheinigungsverordnung.

Bei Zahlung des Arbeitsentgelts ist grundsätzlich eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Pflicht entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

Abgaben des Arbeitgebers richtig einplanen

Der Bruttolohn ist nicht mit den gesamten Personalkosten gleichzusetzen. Für gewerbliche Minijobs fallen zusätzlich mehrere Abgaben an. Dazu gehören in der Regel der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung von 13 Prozent, sofern der Minijobber gesetzlich krankenversichert ist, sowie der Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversicherung von 15 Prozent. Auch eine gesetzliche Familienversicherung kann die Pflicht zum pauschalen Krankenversicherungsbeitrag auslösen.

Hinzu kommen gegebenenfalls die Pauschsteuer, Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz, die Insolvenzgeldumlage und der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Die Umlage U1 betrifft grundsätzlich Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 anrechenbaren Beschäftigten. Die Umlage U2 ist grundsätzlich unabhängig von der Betriebsgröße zu zahlen. Für einzelne Arbeitgeber können gesetzliche Ausnahmen gelten.

Die Höhe einzelner Umlagen kann sich ändern. Arbeitgeber sollten deshalb die aktuellen Beitragssätze in ihrer Lohnsoftware oder beim beauftragten Lohnbüro hinterlegen.

Für Minijobs in Privathaushalten gelten abweichende, meist niedrigere Pauschalabgaben. Dieser Beitrag behandelt den gewerblichen Minijob. Wer eine Haushaltshilfe beschäftigt, sollte das vereinfachte Haushaltsscheck-Verfahren und dessen Besonderheiten getrennt prüfen.

Meldungen und Zahlungen an die Minijob-Zentrale

Die reguläre Anmeldung bei der Minijob-Zentrale erfolgt mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn.

Für bestimmte Branchen, etwa das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe oder die Gebäudereinigung, ist zusätzlich eine Sofortmeldung erforderlich. Diese muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden. Sie ersetzt die reguläre Anmeldung bei der Minijob-Zentrale nicht.

Die Beiträge und Umlagen werden monatlich mit einem Beitragsnachweis nachgewiesen. Bleiben die nachzuweisenden Beträge gleich, kann ein Dauerbeitragsnachweis genutzt werden. Dann ist keine monatliche Neuerstellung erforderlich.

Der Beitragsnachweis muss der Minijob-Zentrale spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des laufenden Monats, also um 0:00 Uhr, vorliegen. Die Zahlung muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats eingehen. Diese Fristen gelten unabhängig davon, wann der Lohn ausgezahlt wird. Beitragsnachweise sowie An- und Abmeldungen werden elektronisch übermittelt.

Wer pauschal mit 2 Prozent versteuert, führt die Pauschsteuer zusammen mit den übrigen entsprechenden Abgaben über die Minijob-Zentrale ab. Bei individueller Versteuerung wird die Lohnsteuer im üblichen Verfahren an das Finanzamt angemeldet und abgeführt.

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung werden bei gewerblichen Minijobs gesondert an den zuständigen Unfallversicherungsträger, beispielsweise die Berufsgenossenschaft, gezahlt.

Häufige Fehler bei der Abrechnung von Minijobbern

Besonders häufig wird die Verdienstgrenze erst am Monatsende kontrolliert. Besser ist eine laufende Stunden- und Entgeltkontrolle auf Grundlage einer dokumentierten Verdienstprognose. Ändern sich Arbeitsumfang oder Vergütung dauerhaft, muss die versicherungsrechtliche Beurteilung überprüft werden.

Ein einzelner Monatsverdienst über 603 Euro beendet einen Minijob nicht automatisch. Entscheidend ist, ob zulässige Verdienstschwankungen vorliegen oder die Voraussetzungen für ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten erfüllt sind. Geplante Mehrarbeit darf daher weder ungeprüft freigegeben noch pauschal als unzulässig eingestuft werden.

Ein weiterer Fehler ist die fehlende Dokumentation der Rentenversicherungsbefreiung. Ein mündlicher Wunsch des Mitarbeiters reicht nicht aus. Der schriftliche oder elektronische Antrag muss dokumentiert und ab dem rechtlich maßgeblichen Zeitpunkt umgesetzt werden. Ebenso problematisch sind unvollständige Angaben zu weiteren Jobs oder fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen.

Auch Einmalzahlungen werden oft übersehen. Besteht beispielsweise ein vertraglicher Anspruch auf Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, gehört dieser Betrag in die Prognose des regelmäßigen Arbeitsentgelts. Es kommt also nicht nur darauf an, was monatlich überwiesen wird, sondern auf die voraussichtlich geschuldete und regelmäßig zu erwartende Vergütung im gesamten Beurteilungszeitraum.

Lohnabrechnung selbst erledigen oder auslagern?

Ein einzelner, dauerhaft gleichbleibender Minijob lässt sich mit geeigneter Lohnsoftware grundsätzlich selbst abrechnen. Sobald Arbeitszeiten schwanken, mehrere Mitarbeiter beschäftigt werden oder Sonderfälle wie Krankheit, Mutterschutz, Einmalzahlungen und mehrere Beschäftigungen auftreten, steigt der Prüfungsaufwand.

Ein externes Lohnbüro oder ein Steuerberater übernimmt je nach vereinbartem Leistungsumfang neben der Abrechnung auch Meldungen, Beitragsnachweise und Fristenkontrolle. Die notwendigen Arbeitszeit- und Personaldaten muss das Unternehmen weiterhin vollständig bereitstellen. Auch die Verantwortung für die Erfüllung der Arbeitgeberpflichten bleibt grundsätzlich beim Arbeitgeber.

Für kleine Unternehmen kann die Auslagerung wirtschaftlicher sein, als Zeitaufwand, Nacharbeit und mögliche Korrekturen selbst zu tragen. Über Gehaltsabrechnung.info können Unternehmen passende Anbieter für die laufende Lohnabrechnung kostenfrei und unverbindlich vergleichen.

Wer Minijobber beschäftigt, sollte die Abrechnung nicht als bloße monatliche Überweisung behandeln. Eine verlässliche Datenerfassung, feste Prüfschritte und fachliche Unterstützung bei Unsicherheiten schaffen Sicherheit und sparen im Arbeitsalltag Zeit.

Stand: Oktober 2026.