Umlagepflicht bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern: U1 und U2 im Jahr 2026

Stand: Oktober 2026

Auch für privat krankenversicherte Arbeitnehmer müssen Arbeitgeber grundsätzlich Umlagebeiträge zur Entgeltfortzahlungsversicherung entrichten. Die private Krankenversicherung befreit weder automatisch von der Umlage U1 noch von der Umlage U2. Entscheidend sind die gesetzlichen Voraussetzungen des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG).

Die Umlageverfahren dienen dazu, Arbeitgeber bei finanziellen Belastungen durch Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie durch Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz zu entlasten. Dabei gelten für beide Verfahren unterschiedliche Voraussetzungen.

Was sind die Umlageverfahren U1 und U2?

Das Aufwendungsausgleichsgesetz unterscheidet zwei Umlageverfahren:

• U1 – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Kleinere Arbeitgeber erhalten einen Teil ihrer gesetzlichen Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit erstattet.

• U2 – Mutterschaftsaufwendungen: Arbeitgeber erhalten die gesetzlich vorgesehenen Aufwendungen im Zusammenhang mit Mutterschutzleistungen grundsätzlich vollständig erstattet.

Die Finanzierung erfolgt über Umlagebeiträge, die ausschließlich vom Arbeitgeber getragen werden. Eine Beteiligung der Arbeitnehmer an diesen Beiträgen ist nicht vorgesehen.

Die Durchführung der Umlageverfahren erfolgt grundsätzlich über die zuständigen gesetzlichen Krankenkassen beziehungsweise Ausgleichskassen.

Umlagepflicht bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern

Die Verpflichtung zur Teilnahme an den Umlageverfahren ist nicht davon abhängig, ob ein Arbeitnehmer gesetzlich oder privat krankenversichert ist.

Auch für privat krankenversicherte Beschäftigte können deshalb Umlagebeiträge anfallen. Maßgeblich sind die Teilnahmevoraussetzungen des Arbeitgebers und das für die Umlageberechnung relevante Arbeitsentgelt.

Dabei ist zwischen U1 und U2 zu unterscheiden.

Umlage U1: Welche Arbeitgeber sind verpflichtet?

Am U1-Verfahren nehmen grundsätzlich Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Auszubildende werden bei der Ermittlung dieser Beschäftigtenzahl nicht mitgezählt.

Für die Feststellung der Betriebsgröße gelten besondere gesetzliche Regelungen:

• Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend ihrer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit anteilig berücksichtigt.

• Schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX bleiben bei der Berechnung der Beschäftigtenzahl unberücksichtigt.

• Die Feststellung der Umlagepflicht erfolgt grundsätzlich für ein Kalenderjahr anhand der Beschäftigtenzahlen des maßgeblichen Vorjahres.

• Für neu gegründete Betriebe gelten besondere Regelungen.

Bei der Prüfung der Beschäftigtenzahl werden Teilzeitkräfte mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als 10 Stunden mit dem Faktor 0,25, bis 20 Stunden mit 0,5 und bis 30 Stunden mit 0,75 berücksichtigt.

Beschäftigt ein Arbeitgeber im Jahr 2026 nach den gesetzlichen Berechnungsregeln regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, besteht grundsätzlich U1-Umlagepflicht.

Dies gilt auch für privat krankenversicherte Arbeitnehmer, soweit deren Beschäftigungsverhältnisse in das U1-Verfahren einzubeziehen sind.

Umlage U2: Verpflichtung unabhängig von der Betriebsgröße

Am U2-Verfahren nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber teil, unabhängig von der Anzahl ihrer Beschäftigten.

Die Umlagepflicht besteht auch dann, wenn ein Unternehmen ausschließlich männliche Arbeitnehmer beschäftigt oder keine Arbeitnehmerin aktuell Mutterschaftsleistungen in Anspruch nimmt.

Auch das Arbeitsentgelt privat krankenversicherter Arbeitnehmer ist grundsätzlich in die U2-Umlageberechnung einzubeziehen.

Wie werden die Umlagebeiträge berechnet?

Die Berechnung der Umlagen U1 und U2 richtet sich nach § 7 AAG.

Bemessungsgrundlage ist grundsätzlich das Arbeitsentgelt, nach dem die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung berechnet werden oder bei bestehender Rentenversicherungspflicht zu berechnen wären.

Die Umlageberechnung ist auf die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung begrenzt.

Für das Jahr 2026 beträgt die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung bundesweit:

• Monatlich: 8.450 Euro

• Jährlich: 101.400 Euro

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, beispielsweise Weihnachtsgeld oder einmalige Sonderzahlungen, bleibt bei der Berechnung der Umlagebeiträge unberücksichtigt.

Bei der U1-Umlage werden außerdem Arbeitsentgelte aus Beschäftigungsverhältnissen nicht berücksichtigt, für die aufgrund der gesetzlichen vierwöchigen Wartezeit kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstehen kann.

Dies betrifft insbesondere Beschäftigungsverhältnisse, die von vornherein auf höchstens vier Wochen begrenzt sind. Bei längerfristigen Beschäftigungen entfällt die Umlagepflicht dagegen nicht allein deshalb, weil sich der Arbeitnehmer noch in den ersten vier Wochen des Beschäftigungsverhältnisses befindet.

Besonderheiten bei Kurzarbeit

Während des Bezugs von Kurzarbeitergeld werden die Umlagen grundsätzlich auf Grundlage des tatsächlich erzielten Arbeitsentgelts berechnet.

Das Kurzarbeitergeld selbst und das für die Berechnung bestimmter Sozialversicherungsbeiträge herangezogene fiktive Arbeitsentgelt gehören nicht zur Umlagebemessungsgrundlage.

Beispiel zur Umlageberechnung 2026

Ein privat krankenversicherter Arbeitnehmer erhält ein monatliches rentenversicherungspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt von 5.000 Euro.

Der Arbeitgeber ist zur Teilnahme am U1- und U2-Verfahren verpflichtet. Für die zuständige Ausgleichskasse gelten beispielhaft folgende Umlagesätze:

• U1: 1,7 Prozent

• U2: 0,39 Prozent

Daraus ergeben sich folgende monatliche Umlagebeiträge:

Umlage	Berechnung	Monatlicher Beitrag
U1	5.000 € × 1,7 %	85,00 €
U2	5.000 € × 0,39 %	19,50 €
Gesamt		104,50 €

Die genannten Umlagesätze dienen ausschließlich der Veranschaulichung. Die tatsächlich anzuwendenden Sätze richten sich nach der zuständigen Ausgleichskasse und gegebenenfalls nach dem gewählten U1-Erstattungstarif.

Welche Umlage- und Erstattungssätze gelten 2026?

Die Umlagesätze werden von den jeweiligen Krankenkassen beziehungsweise Ausgleichskassen festgelegt. Deshalb gelten keine bundesweit einheitlichen Umlagesätze.

Beim U1-Verfahren können je nach Krankenkasse unterschiedliche Erstattungstarife angeboten werden.

Die gesetzliche Regelung sieht grundsätzlich eine Erstattung von 80 Prozent der berücksichtigungsfähigen Aufwendungen vor. Durch Satzungsbestimmungen kann der Erstattungssatz reduziert werden. Dabei darf er 40 Prozent nicht unterschreiten.

Beim U2-Verfahren werden die gesetzlich erstattungsfähigen Mutterschaftsaufwendungen grundsätzlich zu 100 Prozent erstattet.

Für die Entgeltabrechnung ist zu beachten, dass sich Umlagesätze auch innerhalb eines Kalenderjahres ändern können. Arbeitgeber müssen deshalb die jeweils gültigen Beitragssätze und Satzungsregelungen der zuständigen Ausgleichskasse berücksichtigen.

Welche Aufwendungen werden erstattet?

Erstattungen im U1-Verfahren

U1-pflichtige Arbeitgeber erhalten einen Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit erstattet.

Zu den grundsätzlich berücksichtigungsfähigen Aufwendungen gehören:

• Das nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz fortgezahlte Arbeitsentgelt.

• Die darauf entfallenden gesetzlich berücksichtigungsfähigen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.

• Unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung.

Die tatsächliche Erstattung richtet sich nach dem geltenden Erstattungstarif und den zulässigen Satzungsregelungen der jeweiligen Krankenkasse.

Ein Anspruch auf Erstattung besteht grundsätzlich nur für Entgeltfortzahlungen, die auf den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften beruhen.

Freiwillige Entgeltfortzahlungen über den gesetzlichen Anspruch hinaus sind regelmäßig nicht erstattungsfähig.

Erstattungen im U2-Verfahren

Das U2-Verfahren umfasst insbesondere:

• Den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld nach § 20 Mutterschutzgesetz.

• Den Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverboten nach § 18 Mutterschutzgesetz.

• Die gesetzlich berücksichtigungsfähigen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die auf den Mutterschutzlohn entfallen.

Auch entsprechende Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung können im gesetzlichen Umfang berücksichtigt werden.

Die gesetzlich erstattungsfähigen Aufwendungen werden grundsätzlich vollständig ausgeglichen. Bei den Arbeitgeberbeiträgen können die Satzungen der Krankenkassen eine pauschalierte Erstattung vorsehen.

Welche Krankenkasse ist bei privat versicherten Arbeitnehmern zuständig?

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer sind nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse. Dennoch muss für die Durchführung des Umlageverfahrens eine zuständige gesetzliche Krankenkasse bestimmt werden.

Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern, die der gesetzlichen Renten- oder Arbeitslosenversicherung unterliegen, ist grundsätzlich die gesetzliche Krankenkasse zuständig, an die diese Sozialversicherungsbeiträge als Einzugsstelle abgeführt werden.

Ist noch keine entsprechende Einzugsstelle bestimmt, richtet sich die Zuständigkeit nach den gesetzlichen Wahl- und Zuordnungsregelungen.

Dabei kann insbesondere die zuletzt zuständige gesetzliche Krankenkasse maßgeblich sein. Besteht keine frühere gesetzliche Krankenkassenmitgliedschaft, kommt eine Wahl der zuständigen Krankenkasse nach den gesetzlichen Bestimmungen in Betracht.

Rechtsgrundlage ist insbesondere § 2 Abs. 1 AAG in Verbindung mit § 175 Abs. 3 Satz 2 SGB V.

Für geringfügig Beschäftigte ist grundsätzlich die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der Minijob-Zentrale zuständig.

Wichtig: Die private Krankenversicherung selbst ist nicht die zuständige Ausgleichskasse für die Umlageverfahren U1 und U2.

Wie werden die Umlagebeiträge abgeführt?

Die Umlagebeiträge werden vom Arbeitgeber berechnet und grundsätzlich gemeinsam mit den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen über den Beitragsnachweis an die zuständige Einzugsstelle gemeldet.

Für die Umlagen gelten grundsätzlich dieselben Fälligkeitstermine wie für die laufenden Sozialversicherungsbeiträge.

Die Beiträge sind vollständig vom Arbeitgeber zu tragen.

Bei der Entgeltabrechnung muss sichergestellt sein, dass auch für privat krankenversicherte Arbeitnehmer die zutreffende Ausgleichskasse und die jeweils gültigen Umlagesätze hinterlegt sind.

Wie werden Erstattungsanträge gestellt?

Arbeitgeber müssen Erstattungsleistungen nach dem AAG beantragen.

Die Anträge werden grundsätzlich elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine zugelassene elektronische Ausfüllhilfe an die zuständige Krankenkasse übermittelt.

Dies gilt sowohl für das U1- als auch für das U2-Verfahren.

Eine automatische Erstattung allein aufgrund der Beitragszahlung erfolgt nicht.

Die zuständige Krankenkasse prüft den Antrag und erstattet die berücksichtigungsfähigen Aufwendungen.

Eine Verrechnung mit Beitragsforderungen ist im Rahmen der gesetzlichen und verfahrensrechtlichen Vorgaben möglich.

Können Erstattungen rückwirkend beantragt werden?

Auch für zurückliegende Zeiträume können Arbeitgeber Erstattungsanträge stellen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und der Erstattungsanspruch noch nicht verjährt ist.

Nach § 6 Abs. 1 AAG verjährt der Erstattungsanspruch in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist.

Beispiel:

Ein Erstattungsanspruch ist im Jahr 2022 entstanden. Die reguläre vierjährige Verjährungsfrist endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026.

Ein entsprechender Antrag sollte deshalb rechtzeitig bei der zuständigen Krankenkasse eingereicht werden.

Besondere Umstände, die den Verjährungsverlauf beeinflussen können, sind im Einzelfall gesondert zu prüfen.

Fazit: Private Krankenversicherung befreit nicht von der Umlagepflicht

Auch im Jahr 2026 gilt: Die private Krankenversicherung eines Arbeitnehmers führt grundsätzlich nicht zu einer Befreiung von den Umlageverfahren U1 und U2.

Während die U1-Umlagepflicht insbesondere von der Betriebsgröße abhängt, besteht die U2-Umlagepflicht grundsätzlich unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten.

Für Arbeitgeber ist entscheidend, die zuständige gesetzliche Krankenkasse korrekt zu bestimmen, die maßgebliche Beitragsbemessungsgrundlage anzuwenden und die aktuellen Umlage- und Erstattungssätze zu berücksichtigen.

Eine sorgfältige Entgeltabrechnung stellt sicher, dass die Umlagebeiträge ordnungsgemäß abgeführt und bestehende Erstattungsansprüche rechtzeitig geltend gemacht werden.

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Rechtsgrundlagen: Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), insbesondere §§ 1–3, 6 und 7; Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG); Mutterschutzgesetz (MuSchG); Sozialgesetzbuch (SGB IV, V und VI).

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften und Satzungsbestimmungen der zuständigen Krankenkasse.

Zuletzt aktualisiert: 30.10.2026