Lohnabrechnung im Kleinunternehmen selbst erstellen: Anleitung für 2026

Stand: November 2026 | Rechtsraum: Deutschland

Ein Minijobber arbeitet im ersten Monat mehr Stunden als geplant, eine Vollzeitkraft meldet sich krank und die Lohnsteuer muss fristgerecht an das Finanzamt abgeführt werden. Spätestens dann zeigt sich: Wer die Lohnabrechnung im Kleinunternehmen selbst erstellen möchte, übernimmt mehr als die Berechnung eines Nettobetrags. Jede Abrechnung verbindet Arbeitsvertrag, Steuerrecht, Sozialversicherung und gesetzliche Meldepflichten.

Für Unternehmen mit wenigen Beschäftigten kann die Eigenabrechnung wirtschaftlich sinnvoll sein. Voraussetzung sind vollständige Stammdaten, zuverlässige Abläufe und eine für 2026 aktualisierte Lohnsoftware. Bei komplexen Sonderfällen ist fachliche Unterstützung häufig zweckmäßig.

Was zur Lohnabrechnung im Kleinunternehmen gehört

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeigt, wie sich das Entgelt und der Auszahlungsbetrag zusammensetzen. Vom steuer- und beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelt werden gegebenenfalls Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung abgezogen. Steuer- und sozialversicherungsrechtliches Brutto können voneinander abweichen. Auch Nettoabzüge oder steuerfreie Erstattungen können den tatsächlichen Auszahlungsbetrag verändern.

Arbeitgeber führen die einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ab, tragen ihre eigenen Beitragsanteile und erfüllen die gesetzlichen Meldepflichten. Nach § 108 Gewerbeordnung ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts grundsätzlich eine Abrechnung in Textform zu erteilen; unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann eine erneute Abrechnung entfallen, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

Der Begriff „Kleinunternehmen“ begründet keine Sonderregeln im Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsrecht. Auch die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung befreit nicht von Arbeitgeberpflichten.

Voraussetzungen vor der ersten Abrechnung

Vor der ersten Abrechnung benötigt der Arbeitgeber grundsätzlich eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit und muss die zuständige Berufsgenossenschaft beziehungsweise den Unfallversicherungsträger berücksichtigen. Für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte erfolgt die Beitragsabführung über die zuständigen Einzugsstellen, in der Regel die Krankenkassen. Gewerbliche Minijobs werden grundsätzlich bei der Minijob-Zentrale gemeldet.

Zu den erforderlichen Beschäftigtendaten gehören insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, steuerliche Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) sind im dafür vorgesehenen Verfahren abzurufen. Eine vom Beschäftigten genannte Steuerklasse ersetzt diesen Abruf grundsätzlich nicht.

Der Arbeitsvertrag bestimmt unter anderem Vergütung, Arbeitszeit und mögliche Zuschläge. Zusätzlich sind Arbeitszeiten und Fehlzeiten nach den jeweils einschlägigen gesetzlichen Dokumentationspflichten zu erfassen. Bei Stundenlöhnen sind korrekte Zeitdaten für die Abrechnung besonders wichtig.

Minijobs im Jahr 2026 richtig abrechnen

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto je Stunde. Die regelmäßige monatliche Verdienstgrenze für einen Minijob liegt bei 603 Euro; bei durchgehendem Minijob entspricht dies grundsätzlich einer Jahresverdienstgrenze von 7.236 Euro. Bei Zahlung des Mindestlohns ergeben sich rechnerisch rund 43,38 Stunden pro Monat. Maßgeblich ist jedoch die vorausschauende Beurteilung des regelmäßigen Arbeitsentgelts, nicht allein die isolierte Betrachtung eines einzelnen Monats.

Schwankungen und ein gelegentliches unvorhersehbares Überschreiten können unter gesetzlichen Voraussetzungen zulässig sein. Dauerhaft höhere oder künstlich stark schwankende Entgelte gefährden dagegen die Einordnung als Minijob. Arbeitgeber müssen außerdem die Besonderheiten bei pauschalen Abgaben, der Rentenversicherung und gegebenenfalls der Besteuerung beachten. Weitere Informationen zur Minijob-Abrechnung.

Lohnabrechnung im Kleinunternehmen selbst erstellen: der monatliche Ablauf

1. Entgeltdaten und Änderungen erfassen

Erfassen Sie geleistete Stunden, Überstunden, Urlaub, Arbeitsunfähigkeit, Zuschläge, Provisionen, Einmalzahlungen und Sachbezüge. Auch unbezahlte Fehlzeiten, Ein- und Austritte sowie Änderungen bei der Krankenversicherung sind zu berücksichtigen.

Bei Arbeitsunfähigkeit ist zunächst der Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu prüfen. Dieser besteht im gesetzlichen Regelfall für bis zu sechs Wochen je Verhinderungsfall, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Nach dem Ende der Entgeltfortzahlung können weitere Abrechnungs- und Meldepflichten entstehen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist bei entsprechend erfassten Beschäftigten im vorgesehenen Verfahren abzurufen; Ausnahmen bleiben zu beachten.

2. Bruttoentgelt, Abzüge und Arbeitgeberkosten berechnen

Die Lohnsoftware ermittelt anhand der individuellen Merkmale die steuerlichen Abzüge und die Sozialversicherungsbeiträge. Für 2026 beträgt der allgemeine Beitragssatz zur gesetzlichen Krankenversicherung 14,6 Prozent; hinzu kommt der kassenindividuelle Zusatzbeitrag. Der vom Bundesgesundheitsministerium festgelegte durchschnittliche Zusatzbeitragssatz beträgt 2,9 Prozent und ist nicht mit dem tatsächlichen Zusatzbeitrag jeder Krankenkasse gleichzusetzen.

Die Beitragsbemessungsgrenze der Kranken- und Pflegeversicherung beträgt 2026 5.812,50 Euro monatlich beziehungsweise 69.750 Euro jährlich. Die tatsächliche Beitragshöhe hängt unter anderem von Versicherungsstatus, beitragspflichtigem Entgelt und persönlichen Merkmalen ab. In der Pflegeversicherung sind insbesondere Kinderzahl und gegebenenfalls der Zuschlag für Kinderlose zu berücksichtigen.

Zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt entstehen Arbeitgeberkosten, etwa Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Umlagen und Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Ein Brutto-Netto-Rechner liefert lediglich eine Orientierung und ersetzt keine vollständige Entgeltabrechnung.

3. Meldungen und Zahlungen fristgerecht erledigen

Die Software erstellt die Entgeltabrechnungen sowie die erforderlichen Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen. Die Lohnsteuer-Anmeldung wird grundsätzlich elektronisch übermittelt.

Sozialversicherung: Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle grundsätzlich bereits zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags vorliegen. Da die endgültige Entgelthöhe zu diesem Zeitpunkt noch unbekannt sein kann, ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine voraussichtliche Beitragsschuld zu ermitteln und später auszugleichen.

Lohnsteuer: Die Anmeldung und Abführung erfolgen grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Anmeldungszeitraums. Der Anmeldungszeitraum kann abhängig von der maßgeblichen Lohnsteuer des Vorjahres monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, gelten die gesetzlichen Fristverschiebungen. Eine allgemeine Dauerfristverlängerung wie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist für die Lohnsteuer-Anmeldung nicht vorgesehen.

Nach der Abrechnung werden die Nettobeträge überwiesen, die Abrechnungen bereitgestellt und die Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Unterlagen sind entsprechend den einschlägigen steuer-, sozialversicherungs- und handelsrechtlichen Vorschriften aufzubewahren.

Welche Software erforderlich ist

Eine gewöhnliche Tabellenkalkulation bietet in der Praxis keine verlässliche Grundlage für sämtliche Berechnungs- und Meldepflichten. Empfehlenswert ist eine regelmäßig aktualisierte Lohnsoftware mit ELStAM-Anbindung, elektronischen Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweisen und nachvollziehbarer Korrekturfunktion.

Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Software Ihre Beschäftigungsarten unterstützt: feste Monatsgehälter, Stundenlöhne, Minijobs, Einmalzahlungen, betriebliche Altersversorgung oder Sachbezüge. Plausibilitätskontrollen, Support, Datenschutz und sichere Exporte für die Buchhaltung sind ebenfalls wichtige Auswahlkriterien.

Die Software ersetzt jedoch keine korrekten Eingabedaten und keine fachliche Beurteilung ungewöhnlicher Sachverhalte.

Typische Fehler bei der Eigenabrechnung

Häufige Fehler entstehen bei Einmalzahlungen, steuerlichen Sachbezügen und der Zuordnung von Fehlzeiten. Weihnachtsgeld, Prämien und Abfindungen können steuerlich und sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt werden. Firmenwagen, Gutscheine und Zuschüsse sind nicht ohne weitere Prüfung steuerfrei.

Auch verspätete Ein- und Austrittsmeldungen, fehlerhafte Minijob-Prognosen und unvollständige Arbeitszeitnachweise können Nachforderungen auslösen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind insbesondere die Schlussabrechnung, offene Vergütungsansprüche, Urlaub und die erforderlichen Abmeldungen zu prüfen.

Lohnkonten, Entgeltunterlagen, Meldungen und Belege müssen geordnet und entsprechend ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben. Eine pauschale einheitliche Frist für sämtliche Lohnunterlagen besteht nicht.

Wann sich ein Lohnbüro oder Steuerberater lohnt

Die Eigenabrechnung ist vor allem bei wenigen Beschäftigten mit stabilen Monatsgehältern gut planbar. Bei wechselnden Stunden, zahlreichen Minijobs, Dienstwagen, betrieblicher Altersversorgung, Kurzarbeit oder häufigen Personalwechseln steigt der Prüfaufwand.

Ein Lohnbüro oder Steuerberater kann Berechnungen und Meldungen übernehmen. Das Unternehmen bleibt jedoch für die vollständige und rechtzeitige Übermittlung der zugrunde liegenden Angaben verantwortlich. Eine schriftlich festgelegte Aufgaben- und Fristenverteilung erleichtert die Zusammenarbeit.

Über Gehaltsabrechnung.info können Unternehmen kostenfrei und unverbindlich Angebote für eine externe Lohnabrechnung vergleichen. Entscheidend sind nicht nur die laufenden Kosten, sondern auch Fehlervermeidung, Verlässlichkeit und der interne Zeitaufwand.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung im Kleinunternehmen (FAQ)

Darf ein Kleinunternehmen die Lohnabrechnung selbst erstellen?

Ja. Ein Kleinunternehmen darf die Lohnabrechnung selbst durchführen, wenn es alle steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Pflichten erfüllt. Eine generelle Pflicht zur Beauftragung eines Steuerberaters besteht nicht.

Welche Unterlagen werden für die erste Lohnabrechnung benötigt?

Erforderlich sind insbesondere die betrieblichen Meldeangaben, der Arbeitsvertrag, die persönlichen Stammdaten, die Steuer-ID, die Sozialversicherungsnummer, die Krankenkasse sowie Angaben zu Arbeitszeit und Vergütung. Weitere Unterlagen hängen vom Beschäftigungsverhältnis ab.

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2026?

Die regelmäßige monatliche Verdienstgrenze beträgt 2026 603 Euro. Der gesetzliche Mindestlohn liegt bei 13,90 Euro brutto pro Stunde. Für die Einordnung als Minijob ist grundsätzlich das voraussichtliche regelmäßige Arbeitsentgelt maßgeblich.

Wann sind Sozialversicherungsbeiträge 2026 fällig?

Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Beitragsnachweise müssen bereits bis zum gesetzlichen Übermittlungstermin vorliegen, grundsätzlich zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags.

Bis wann muss ein Kleinunternehmen die Lohnsteuer anmelden?

Die Lohnsteuer-Anmeldung und die Zahlung sind grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ende des jeweiligen Anmeldungszeitraums vorzunehmen. Je nach Höhe der maßgeblichen Vorjahreslohnsteuer erfolgt die Anmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Reicht Excel für eine Lohnabrechnung aus?

Eine Tabellenkalkulation kann Berechnungen unterstützen, deckt aber die elektronischen Meldeverfahren und die laufenden gesetzlichen Änderungen normalerweise nicht vollständig ab. Für die eigenständige Abrechnung empfiehlt sich deshalb eine geeignete, aktualisierte Lohnsoftware.

Muss ein Arbeitgeber auch bei einem Minijob eine Abrechnung erstellen?

Grundsätzlich gelten die arbeitsrechtlichen Abrechnungspflichten auch für Minijobs. Nach § 108 Gewerbeordnung kann eine erneute Abrechnung unter den gesetzlichen Voraussetzungen entfallen, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Angaben geändert haben.

Welche zusätzlichen Kosten entstehen dem Arbeitgeber neben dem Bruttolohn?

Je nach Beschäftigung fallen insbesondere Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen und Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung an. Bei Minijobs gelten besondere Abgabenregeln. Die tatsächlichen Personalkosten liegen deshalb regelmäßig über dem vereinbarten Bruttolohn.

Wann sollte ein Kleinunternehmen die Lohnabrechnung auslagern?

Eine Auslagerung kann sich insbesondere bei komplexen Entgeltbestandteilen, wechselnden Arbeitszeiten, vielen Beschäftigungsarten oder fehlenden internen Fachkenntnissen lohnen. Die Entscheidung sollte Kosten, Zeitaufwand und Fehlerrisiken berücksichtigen.

Quellen und Rechtsgrundlagen (Stand 2026)

• § 108 Gewerbeordnung – Abrechnung des Arbeitsentgelts
• § 41a Einkommensteuergesetz – Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
• Minijob-Zentrale – Mindestlohn und Verdienstgrenze
• Minijob-Zentrale – Minijob mit Verdienstgrenze
• Bundesgesundheitsministerium – Beiträge der gesetzlichen Krankenversicherung 2026
• AOK – Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge 2026