Pflichtangaben in der Lohnabrechnung 2026: Diese Angaben sind erforderlich

Eine Lohnabrechnung dokumentiert, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt und welche Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und weiteren Beträge berücksichtigt werden. Die Pflichtangaben in der Lohnabrechnung ermöglichen es Arbeitnehmern, die Berechnung ihres Entgelts und den Auszahlungsbetrag nachzuvollziehen.

Die rechtliche Grundlage bildet insbesondere § 108 Gewerbeordnung (GewO). Danach müssen Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen. Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) regelt ergänzend den Inhalt und das Verfahren der Entgeltbescheinigung.

Wann muss eine Lohnabrechnung erstellt werden?

Grundsätzlich ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung zu erteilen. Eine erneute Abrechnung ist nach § 108 Absatz 2 GewO nicht erforderlich, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

Nach § 2 EBV entfällt die Verpflichtung zur erneuten Entgeltbescheinigung auch dann, wenn sich lediglich der Abrechnungszeitraum selbst ändert. Enthält eine spätere Bescheinigung wieder inhaltliche Änderungen, ist gegebenenfalls anzugeben, für welche zwischenzeitlichen Abrechnungszeiträume wegen unveränderter Angaben keine Bescheinigung ausgestellt wurde. Dadurch bleibt ein durchgehender Nachweis möglich.

In der Praxis ist die monatliche Erstellung zweckmäßig. Änderungen bei Entgeltbestandteilen, Steuermerkmalen oder Sozialversicherungsdaten lassen sich dadurch regelmäßig prüfen und dokumentieren.

Eine elektronische Bereitstellung ist grundsätzlich zulässig. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28. Januar 2025, Aktenzeichen 9 AZR 48/24, bestätigt, dass Arbeitgeber den Abrechnungsanspruch grundsätzlich durch Einstellen der Abrechnung in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach erfüllen können. Eine individuelle Zustimmung zur elektronischen Bereitstellung ist hierfür grundsätzlich nicht erforderlich.

Beschäftigte müssen tatsächlich auf ihre Abrechnungen zugreifen und diese speichern oder ausdrucken können. Fehlt ein privater Internetzugang, sind die berechtigten Interessen der Beschäftigten zu berücksichtigen, beispielsweise durch eine betriebliche Zugriffs- und Druckmöglichkeit. Bestehende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind bei der Einführung des Systems zu beachten.

Welche Pflichtangaben muss die Lohnabrechnung enthalten?

§ 108 GewO verlangt mindestens Angaben zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Dazu gehören insbesondere Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen und Abzügen sowie Abschlagszahlungen und Vorschüsse.

Für die Entgeltbescheinigung nach der EBV gelten darüber hinaus die folgenden Anforderungen.

Angaben zu Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum

Nach § 1 Absatz 1 EBV sind folgende Angaben erforderlich:

Bei den Pflegeversicherungsmerkmalen sieht die EBV die Kennziffer 0 für den Kinderlosenzuschlag, die Kennziffern 1 bis 5 entsprechend der berücksichtigungsfähigen Kinderzahl und eine Kennziffer für nachgewiesene Elterneigenschaft vor. Die Kinderfreibeträge für den Lohnsteuerabzug ersetzen diese Angaben nicht.

Eine Personalnummer kann die betriebliche Zuordnung erleichtern, gehört jedoch nicht zu den ausdrücklich vorgeschriebenen Angaben der EBV.

Zusammensetzung des Bruttoentgelts

Die Bezüge und Abzüge sind grundsätzlich einzeln nach Art mit Bezeichnung und Betrag darzustellen. Dazu können beispielsweise gehören:

• Grundgehalt oder Stundenlohnvergütung,
• Überstundenvergütungen,
• Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge,
• Zulagen und Provisionen,
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld,
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile, etwa aus der privaten Nutzung eines Dienstwagens.

Dabei muss erkennbar sein, ob sich die jeweilige Position auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirkt. Zudem ist zwischen laufenden und einmaligen Bezügen beziehungsweise Abzügen zu unterscheiden.

Die Abrechnung muss die entsprechenden Bruttosummen ausweisen. Steuerpflichtiger Arbeitslohn und Sozialversicherungsbrutto sind in den gesetzlich vorgesehenen Kategorien getrennt darzustellen. Das Sozialversicherungsbrutto kann je Versicherungszweig unterschiedlich ausfallen. Pauschal besteuerte Bezüge sind nach den Vorgaben der EBV gesondert auszuweisen.

Sind Arbeitsstunden und Stundenlohn immer Pflichtangaben?

Die EBV schreibt keine allgemeine Pflicht vor, auf jeder Entgeltbescheinigung sämtliche Arbeitsstunden und den vereinbarten Stundenlohn auszuweisen. Bei einer Stundenlohnvergütung ist die Angabe von Stundenanzahl und Stundensatz jedoch regelmäßig sinnvoll, damit Arbeitnehmer die Berechnung nachvollziehen können.

Davon zu unterscheiden sind eigenständige gesetzliche Pflichten zur Arbeitszeitaufzeichnung. Diese werden durch die Erstellung einer Lohnabrechnung nicht ersetzt.

Auch Fehlzeiten müssen nicht grundsätzlich als vollständige Übersicht auf der Abrechnung erscheinen. Ihre Auswirkungen auf Entgelt, Abzüge und Abrechnungstage sind jedoch korrekt zu berücksichtigen.

Gesetzliche Abzüge und Arbeitgeberzuschüsse

Auszuweisen sind die gesetzlichen Abzüge, soweit sie anfallen. Hierzu gehören:

• Lohnsteuer,
• Kirchensteuer,
• Solidaritätszuschlag,
• Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung,
• gegebenenfalls Beiträge zur Seemannskasse.

Die EBV verlangt dabei eine Trennung nach laufendem und einmaligem Bruttoentgelt.

Die regulären Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung sind keine allgemeinen Pflichtangaben nach der EBV. Sie können zusätzlich ausgewiesen werden, beispielsweise zur Information über die Personalkosten.

Ausdrücklich vorgeschrieben sind dagegen die Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie Arbeitgeberanteile zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen. Übernimmt der Arbeitgeber freiwillig die Zahlung der betreffenden Gesamtbeiträge, sind auch diese auszuweisen.

Weitere Positionen, beispielsweise aus einer betrieblichen Altersversorgung, sind entsprechend ihrer jeweiligen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung abzubilden. Sie dürfen nicht pauschal als Nettoabzug eingeordnet werden.

Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag

Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag sind getrennt auszuweisen.

Das Nettoentgelt ergibt sich nach der EBV aus dem Gesamtbruttoentgelt abzüglich der gesetzlichen Abzüge. Der Auszahlungsbetrag berücksichtigt zusätzlich die vorgeschriebenen Zuschüsse sowie weitere Bezüge, Abzüge, Verrechnungen und Einbehalte.

Unterschiede können beispielsweise durch Vorschüsse, Abschlagszahlungen, Pfändungen oder bereits im Gesamtbrutto enthaltene Sachbezüge entstehen. Ein geldwerter Vorteil aus einem Dienstwagen kann das Bruttoentgelt erhöhen, ohne als Geldbetrag ausgezahlt zu werden.

Diese weiteren Positionen müssen jeweils nach Art mit Bezeichnung und Betrag erkennbar sein.

Kennzeichnung als Entgeltbescheinigung

Die Entgeltbescheinigung ist nach § 1 Absatz 4 EBV als Bescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 GewO zu kennzeichnen. Eine entsprechende Angabe sollte daher Bestandteil des Abrechnungsdokuments sein.

Welche Angaben sind freiwillig?

Urlaubstage, Resturlaub, Arbeitszeitkonten und Personalnummern gehören nicht zu den ausdrücklich vorgeschriebenen Mindestangaben der EBV. Arbeitgeber können sie ergänzend aufnehmen. Weitergehende Anforderungen können sich beispielsweise aus tarifvertraglichen oder betrieblichen Regelungen ergeben.

Der Beschäftigungsbeginn ist dagegen eine Pflichtangabe. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss außerdem das Beschäftigungsende in der Bescheinigung für den letzten Abrechnungszeitraum erscheinen.

Freiwillige Zusatzangaben sollten ebenso sorgfältig geprüft werden wie Pflichtangaben. Unzutreffende Urlaubsstände oder Zeitguthaben können zu Rückfragen und arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Typische Fehler bei der Erstellung vermeiden

Fehler entstehen häufig durch unvollständige oder verspätet übermittelte Änderungen. Dazu gehören ein Krankenkassenwechsel, geänderte Merkmale für den Lohnsteuerabzug, neue Sachbezüge oder nachträglich gemeldete variable Vergütungen.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern:

• Einmalzahlungen: Ihre steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung kann von der Behandlung laufender Vergütungen abweichen.
• Sachbezüge: Bewertung und Ausweis müssen zur jeweiligen Leistung passen.
• Ein- und Austritte: Teilmonatsentgelt sowie Steuer- und Sozialversicherungstage sind korrekt zu ermitteln.
• Pflegeversicherung: Elterneigenschaft und berücksichtigungsfähige Kinder müssen zutreffend erfasst sein.
• Kurzarbeit und unbezahlte Fehlzeiten: Auswirkungen auf Entgelt, Beiträge und Meldungen sind fallbezogen zu prüfen.
• Pfändungen: Maßgebliche Freibeträge, Rangfolgen und Einbehalte sind zu berücksichtigen.

Für das Abrechnungsjahr 2026 sind die jeweils geltenden steuerlichen Berechnungsvorgaben, Beitragssätze und Rechengrößen zu verwenden. Die Vollständigkeit der Pflichtangaben allein gewährleistet noch keine rechnerisch richtige Abrechnung.

Verlässliche Abläufe sichern korrekte Abrechnungen

Änderungen sollten vor dem Abrechnungstermin vollständig erfasst und geprüft werden. Nach dem Abrechnungslauf empfiehlt sich eine Plausibilitätskontrolle: Ungewöhnliche Abweichungen beim Bruttoentgelt, den Abzügen oder dem Auszahlungsbetrag sollten vor der Zahlung geklärt werden.

Eine externe Lohnbuchhaltung oder ein Steuerberater kann die laufende Abrechnung unterstützen. Voraussetzung bleibt eine vollständige und rechtzeitige Übermittlung der erforderlichen Daten durch das Unternehmen.

Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung verbindet vollständige Pflichtangaben mit nachvollziehbaren Entgeltpositionen und korrekten Berechnungen. Sie erleichtert die Kontrolle durch Arbeitnehmer und reduziert den Aufwand für Rückfragen und Korrekturen.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 108 GewO – Abrechnung des Arbeitsentgelts
• § 1 EBV – Inhalt der Entgeltbescheinigung
• § 2 EBV – Verfahren
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24

Stand: 1. November 2026. Bezugsjahr: Abrechnungsjahr 2026.