Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden: Ablauf, Daten und Fristen

Aktualisiert am 11. November 2026

Beginnt ein Arbeitnehmer eine versicherungspflichtige Beschäftigung, muss der Arbeitgeber ihn zur Sozialversicherung anmelden. Die Meldung geht grundsätzlich an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle. Dabei handelt es sich um eine Arbeitgebermeldung über das Beschäftigungsverhältnis; sie ist von der Krankenkassenwahl des Beschäftigten zu unterscheiden. [1, 2]

Für eine korrekte Anmeldung sind der Versicherungsstatus, vollständige Personalstammdaten und die Einhaltung der Meldefrist entscheidend. Die Versicherungspflicht richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen. Sie entsteht nicht erst dadurch, dass der Arbeitgeber die Meldung übermittelt.

Wann müssen Arbeitgeber Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden?

Eine Anmeldung ist grundsätzlich erforderlich, wenn bei Aufnahme der Beschäftigung in mindestens einem Sozialversicherungszweig Versicherungspflicht besteht. Die Krankenkasse nimmt als Einzugsstelle die Meldungen und den Gesamtsozialversicherungsbeitrag entgegen. Für geringfügige Beschäftigungen ist die Minijob-Zentrale zuständig. [1, 3]

Die Anmeldung erfolgt elektronisch nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung, kurz DEÜV. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, abzugeben. Bei Beginn einer Beschäftigung wird grundsätzlich der Abgabegrund 10 verwendet. [1, 4]

Arbeitgeber sollten Beschäftigte daher frühzeitig in der Lohnbuchhaltung erfassen. Die Anmeldefrist ist keine Zahlungsfrist: Beiträge und Beitragsnachweise können bereits vor Ablauf dieser Frist fällig sein.

In bestimmten Branchen ist zusätzlich eine Sofortmeldung erforderlich

Für gesetzlich festgelegte Wirtschaftsbereiche gilt zusätzlich die Sofortmeldepflicht. Dazu gehören beispielsweise das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Gebäudereinigung, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Die Sofortmeldung ist spätestens bei Beschäftigungsaufnahme direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln. Sie ersetzt die reguläre Anmeldung bei der zuständigen Einzugsstelle nicht. [5]

Zuerst den Versicherungsstatus prüfen

Nicht jede Beschäftigung wird sozialversicherungsrechtlich gleich behandelt. Zu prüfen sind insbesondere die Beschäftigungsart, das regelmäßige Arbeitsentgelt, die Arbeitszeit, der Beschäftigungsbeginn und weitere Tätigkeiten des Arbeitnehmers.

Eine Beschäftigung oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze führt nicht ausnahmslos zur Versicherungspflicht in sämtlichen Versicherungszweigen. Abweichende Regelungen können beispielsweise für Werkstudenten, Praktikanten, Rentner oder bestimmte Geschäftsführer gelten. Die Beurteilung sollte vor der ersten Abrechnung dokumentiert werden.

Überschreitet das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die maßgebliche Jahresarbeitsentgeltgrenze, ist insbesondere die Krankenversicherungspflicht gesondert zu prüfen. Zeitpunkt und Voraussetzungen einer möglichen Versicherungsfreiheit hängen vom Einzelfall ab. Aus einer Krankenversicherungsfreiheit folgt nicht automatisch Versicherungsfreiheit in der Renten- oder Arbeitslosenversicherung.

Gesetzlich pflichtversicherte Beschäftigte

Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer teilen dem Arbeitgeber die gewählte Krankenkasse mit. Die Anmeldung erfolgt an diese Kasse. Anschließend meldet die Krankenkasse elektronisch zurück, ob und ab wann eine Mitgliedschaft besteht. Eine Mitgliedsbescheinigung auf Papier ist im regulären Verfahren nicht erforderlich. [2]

Freiwillig gesetzlich versicherte Beschäftigte

Bei freiwillig gesetzlich versicherten Arbeitnehmern bleibt grundsätzlich deren Krankenkasse die zuständige Einzugsstelle. Die Versicherungspflicht in den übrigen Zweigen ist gesondert zu beurteilen. Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge sowie ein möglicher Arbeitgeberzuschuss sind entsprechend dem Versicherungsstatus und dem gewählten Zahlungsverfahren abzurechnen. [3]

Privat krankenversicherte Beschäftigte

Eine private Krankenversicherung beseitigt die sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten des Arbeitgebers nicht. Besteht beispielsweise Renten- oder Arbeitslosenversicherungspflicht, werden die entsprechenden Meldungen und Beiträge über eine gesetzliche Krankenkasse als Einzugsstelle abgewickelt. Regelmäßig ist dies die zuletzt zuständige gesetzliche Krankenkasse. Bestand bisher keine gesetzliche Versicherung, ist die Einzugsstelle nach den gesetzlichen Zuordnungsregeln zu bestimmen. Durch diese Meldung entsteht keine Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung. [1, 3]

Zusätzlich ist zu prüfen, ob ein Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zu zahlen ist. Die hierfür relevanten Beitragsdaten werden grundsätzlich elektronisch über das ELStAM-Verfahren bereitgestellt. Pauschal für jeden Privatversicherten eine jährliche Beitragsbescheinigung auf Papier zu verlangen, entspricht nicht mehr dem regulären Verfahren. Für technische Störungen bestehen besondere Ersatzregelungen; weitere erforderliche Versicherungsnachweise sind gesondert zu prüfen. [6, 7]

Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen

Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale die zuständige Einzugsstelle. Die Meldung geht daher nicht an die persönliche Krankenkasse des Beschäftigten. Die Beschäftigungsart muss zutreffend eingeordnet werden; insbesondere sind weitere Beschäftigungen und die Voraussetzungen einer kurzfristigen Beschäftigung zu prüfen. [3]

Welche Daten benötigt die Lohnbuchhaltung?

Für die Anmeldung und die laufende Entgeltabrechnung sollten Arbeitgeber die erforderlichen Angaben möglichst vor dem Eintrittstermin einholen. Dabei sind Sozialversicherungsdaten und steuerliche Angaben zu unterscheiden.

Die jeweils erforderlichen Meldeangaben richten sich nach dem konkreten Beschäftigungsverhältnis. Beitragsgruppen- und Personengruppenschlüssel werden anhand der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung festgelegt. Der Tätigkeitsschlüssel ist nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit zu bestimmen. [5]

Steuerklasse und Kinderfreibeträge werden im regulären Verfahren über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen. Sie sind keine allgemeinen Pflichtfelder jeder DEÜV-Anmeldung. Bei geringfügiger Beschäftigung gelten zusätzliche steuerbezogene Meldeangaben. [5, 8]

Was gilt bei fehlender Versicherungsnummer?

Liegt vor der Anmeldung programmseitig keine Versicherungsnummer vor, muss der Arbeitgeber grundsätzlich eine elektronische Versicherungsnummernabfrage bei der DSRV durchführen. Diese meldet die Nummer zurück oder teilt mit, dass deren Vergabe mit der Anmeldung erfolgt.

Eine bereits vorhandene Nummer sollte daher zunächst elektronisch ermittelt werden. Eine neue Nummer ist nicht allein deshalb zu beantragen, weil der Beschäftigte seinen Nachweis nicht vorlegen kann. Die übrigen Meldepflichten und Fristen bleiben bestehen. [5, 9]

So läuft die Anmeldung in der Praxis ab

1. Betriebliche Voraussetzungen schaffen: Die erforderliche Betriebsnummer und ein geeignetes elektronisches Meldeverfahren müssen vorliegen. Die Betriebsnummer wird grundsätzlich beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Für die Beantragung wird die Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung benötigt; für bestimmte Arbeitgeber gelten Sonderwege. [10]
2. Versicherungsstatus beurteilen: Beschäftigungsart und Versicherungspflicht in den einzelnen Zweigen prüfen und dokumentieren.
3. Stammdaten erfassen: Persönliche Daten, Krankenkasse, Beschäftigungsbeginn und Meldeschlüssel hinterlegen; erforderlichenfalls die Versicherungsnummer elektronisch abfragen.
4. Meldungen übermitteln: Gegebenenfalls die Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn und anschließend die reguläre DEÜV-Anmeldung fristgerecht abgeben.
5. Rückmeldungen kontrollieren: Elektronische Antworten der Einzugsstelle und Fehlermeldungen abrufen, prüfen und verarbeiten. [2]
6. Beitragsverfahren organisieren: Beitragsnachweise und Zahlungen unabhängig von der Anmeldefrist rechtzeitig vorbereiten.

Die technische Übermittlung kann über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal erfolgen. Das SV-Meldeportal ist eine elektronische Ausfüllhilfe und berechnet keine Löhne oder Sozialversicherungsbeiträge. Die erforderlichen Angaben müssen deshalb bereits korrekt ermittelt worden sein. [11]

Anmeldung, Beitragsnachweis und Beitragszahlung unterscheiden

Die DEÜV-Anmeldung meldet den Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Der Beitragsnachweis enthält dagegen die Beitragssummen für den Abrechnungszeitraum, getrennt nach Beitragsgruppen und zusammengefasst für die jeweilige Einzugsstelle. Die Zahlung ist ein weiterer eigenständiger Vorgang. [12]

Damit der Beitragsnachweis rechtzeitig vorliegt, ist er spätestens im Laufe des Vortags zu übermitteln. Die Beiträge werden grundsätzlich in voraussichtlicher Höhe fällig; verbleibende Differenzen sind nach den gesetzlichen Regeln auszugleichen. [12, 13]

Eine umsatzsteuerliche Dauerfristverlängerung verändert diese sozialversicherungsrechtlichen Fristen nicht. Auch ein späterer interner Abrechnungstermin verschiebt sie nicht. [13]

Was ist bei einem Krankenkassenwechsel zu beachten?

Wechselt ein Arbeitnehmer während der Beschäftigung seine gesetzliche Krankenkasse, muss der Arbeitgeber den Wechsel im DEÜV-Verfahren abbilden:

• Abmeldung bei der bisherigen Krankenkasse mit Abgabegrund 31;
• Anmeldung bei der neuen Krankenkasse mit Abgabegrund 11.

Die neue Krankenkasse bestätigt die Mitgliedschaft elektronisch. Eine automatisierte Erstellung der Meldungen durch die Abrechnungssoftware kann den Ablauf erleichtern, ersetzt aber nicht die erforderliche Ab- und Anmeldung. Der Arbeitgeber muss den Wechsel daher mit dem zutreffenden Wirksamkeitsdatum in der Abrechnung berücksichtigen. [2]

Häufige Fehler vermeiden

Typische Fehlerquellen sind eine falsche Einzugsstelle, unzutreffende Meldeschlüssel, fehlende Angaben zu weiteren Beschäftigungen oder eine verspätete Erfassung in der Lohnbuchhaltung. Besonders sorgfältig zu beurteilen sind unter anderem Beschäftigungen von Angehörigen, Geschäftsführern, Studierenden und Arbeitnehmern mit mehreren Tätigkeiten.

Bei späteren Änderungen ist zu prüfen, ob weitere Meldungen erforderlich sind. Mögliche Anlässe sind das Beschäftigungsende, ein Krankenkassen- oder Beitragsgruppenwechsel und bestimmte Unterbrechungen. Nicht jede Gehaltsänderung führt unmittelbar zu einer eigenen DEÜV-Meldung; sie kann jedoch die Versicherungs- oder Beitragspflicht beeinflussen. [5]

Wann ist externe Unterstützung sinnvoll?

Ein externes Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei kann im vereinbarten Umfang die Stammdatenpflege, Meldungen, Beitragsnachweise und Entgeltabrechnungen übernehmen. Sinnvoll ist dies insbesondere, wenn zahlreiche Sonderfälle oder häufige Änderungen zu verarbeiten sind.

Arbeitgeber sollten vertraglich festlegen, wer Daten liefert, Rückmeldungen kontrolliert und Zahlungen freigibt. Die Auslagerung der Abrechnung entbindet sie nicht von ihren gesetzlichen Arbeitgeberpflichten. Gehaltsabrechnung.info bietet Informationen zur Auswahl externer Anbieter für die Lohnabrechnung.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Fachlicher Prüfstand: 11. November 2026.

1. AOK – Beschäftigte zur Sozialversicherung anmelden
2. AOK – Krankenkassenwahl: Hinweise für Arbeitgeber
3. § 28i SGB IV – Zuständige Einzugsstelle
4. § 6 DEÜV – Anmeldung
5. § 28a SGB IV – Meldepflicht
6. Bundesfinanzministerium – Elektronischer Datenaustausch zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen
7. PKV-Verband – Privatversichert in Anstellung und Arbeitgeberzuschuss
8. ELSTER – Informationen für Arbeitnehmer zum ELStAM-Verfahren
9. Deutsche Rentenversicherung – Versicherungsnummernachweis
10. Bundesagentur für Arbeit – Betriebsnummer beantragen und erforderliche Angaben
11. ITSG – Einführung in das SV-Meldeportal
12. Deutsche Rentenversicherung – Beitragsnachweis
13. AOK – Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge und § 23 SGB IV

FAQ: Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden

Bis wann muss ein neuer Mitarbeiter zur Sozialversicherung angemeldet werden?

Die Anmeldung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung abzugeben, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In sofortmeldepflichtigen Branchen ist zusätzlich spätestens bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung erforderlich. [4, 5]

Bei welcher Krankenkasse meldet der Arbeitgeber einen Mitarbeiter an?

Grundsätzlich erfolgt die Anmeldung bei der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer gesetzlich versichert ist. Für Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen ist die Minijob-Zentrale zuständig. Bei privat Krankenversicherten gelten besondere Regeln zur Bestimmung der gesetzlichen Einzugsstelle. [3]

Muss ein privat krankenversicherter Mitarbeiter ebenfalls angemeldet werden?

Ja, soweit aufgrund der Beschäftigung Meldepflichten bestehen, etwa wegen Renten- oder Arbeitslosenversicherungspflicht. Die Meldungen gehen an eine gesetzliche Krankenkasse als Einzugsstelle. Dadurch wird der Arbeitnehmer nicht Mitglied dieser Krankenkasse. [1, 3]

Benötigt der Arbeitgeber eine Mitgliedsbescheinigung auf Papier?

Im regulären elektronischen Verfahren ist keine Papierbescheinigung erforderlich. Der Arbeitnehmer teilt seine Krankenkasse mit. Die Kasse bestätigt die Mitgliedschaft anschließend elektronisch auf die Anmeldung des Arbeitgebers. [2]

Was ist zu tun, wenn die Versicherungsnummer fehlt?

Liegt programmseitig keine Versicherungsnummer vor, muss der Arbeitgeber grundsätzlich eine elektronische Abfrage bei der DSRV durchführen. Die DSRV übermittelt die vorhandene Nummer oder informiert über die Vergabe mit der Anmeldung. Die gesetzlichen Meldefristen bleiben bestehen. [5, 9]

Kann die Anmeldung über das SV-Meldeportal erfolgen?

Ja. Das SV-Meldeportal ermöglicht die elektronische Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es ist jedoch keine Abrechnungssoftware und berechnet weder das Entgelt noch die Sozialversicherungsbeiträge. [11]

Ersetzt die Sofortmeldung die reguläre Anmeldung?

Nein. Die Sofortmeldung an die DSRV ist eine zusätzliche Meldung für bestimmte Branchen. Die reguläre Anmeldung bei der zuständigen Einzugsstelle bleibt erforderlich. [5]

Welche Meldungen sind bei einem Krankenkassenwechsel erforderlich?

Bei einem Wechsel während der Beschäftigung ist grundsätzlich eine Abmeldung bei der bisherigen Krankenkasse mit Abgabegrund 31 und eine Anmeldung bei der neuen Krankenkasse mit Abgabegrund 11 erforderlich. [2]

Was unterscheidet die Anmeldung vom Beitragsnachweis?

Die Anmeldung meldet den Beschäftigungsbeginn einer einzelnen Person. Der Beitragsnachweis enthält die für den Abrechnungszeitraum ermittelten Beitragssummen für die jeweilige Einzugsstelle. Die tatsächliche Beitragszahlung ist ein weiterer Vorgang. [4, 12]

Verlängert eine Dauerfristverlängerung die Frist für Sozialversicherungsbeiträge?

Nein. Eine umsatzsteuerliche Dauerfristverlängerung verschiebt weder die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge noch die Abgabefrist für den Beitragsnachweis. Auch interne Abrechnungstermine begründen keine Fristverlängerung. [13]