Unterlagen für das externe Lohnbüro: So bereiten Sie die Lohnabrechnung 2026 vor

Eine zuverlässige Lohnabrechnung setzt vollständige und rechtzeitig übermittelte Daten voraus. Fehlen Angaben zu Neueinstellungen, Fehlzeiten oder Entgeltbestandteilen, können sich Abrechnungen und Meldungen verzögern. Eine strukturierte Übergabe an das externe Lohnbüro schafft die Grundlage für korrekte Abrechnungen, fristgerechte Meldungen und pünktliche Auszahlungen.

Die Beauftragung eines externen Dienstleisters entbindet den Arbeitgeber grundsätzlich nicht von seinen gesetzlichen Pflichten. Deshalb müssen Verantwortlichkeiten, Abgabetermine und Übermittlungswege eindeutig geregelt sein. Das reduziert Rückfragen und das Risiko von Korrekturabrechnungen, Beitragsnachforderungen oder Säumniszuschlägen.

Welche Unterlagen für ein externes Lohnbüro erforderlich sind

Die benötigten Unterlagen lassen sich in einmalige Stammdaten und laufende Abrechnungsdaten unterteilen. Stammdaten werden bei Beginn der Zusammenarbeit und bei Neueinstellungen erfasst. Änderungen müssen anschließend fortlaufend mitgeteilt werden.

Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom Beschäftigungsverhältnis ab. Bei Minijobs, kurzfristigen Beschäftigungen, Auszubildenden, Geschäftsführern oder Beschäftigten im Übergangsbereich sind zusätzliche Prüfungen und Nachweise erforderlich.

Stammdaten für neue Beschäftigte

Übermitteln Sie die Angaben zu Neueinstellungen möglichst vor Beschäftigungsbeginn. So bleibt ausreichend Zeit, den Versicherungsstatus zu prüfen und erforderliche Meldungen vorzubereiten. In sofortmeldepflichtigen Branchen ist eine Datenübergabe erst vor der ersten Monatsabrechnung zu spät.

Eine Personalstammkarte oder ein digitaler Personalfragebogen sollte insbesondere folgende Angaben enthalten:

• Familienname, Vornamen, Anschrift und Geburtsdatum
• Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer, soweit bekannt
• zuständige Krankenkasse beziehungsweise Angaben zum privaten Kranken- und Pflegeversicherungsschutz
• Bankverbindung
• Eintrittsdatum und gegebenenfalls vereinbartes Austrittsdatum
• Tätigkeit, Beschäftigungsort und vereinbarte Arbeitszeit
• Arbeitsentgelt sowie weitere Vergütungsbestandteile
• Angaben zu weiteren Beschäftigungen und gegebenenfalls zum besonderen Status, etwa als Schüler, Student oder Rentner

Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigt der Arbeitgeber insbesondere die Steuer-ID, das Geburtsdatum und die Information, ob ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis vorliegt. Steuerklasse und eingetragene Freibeträge werden grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Die Lohnsteuerbescheinigung eines früheren Arbeitgebers ersetzt den ELStAM-Abruf nicht.

Für die Pflegeversicherung müssen die Elterneigenschaft und die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder zutreffend ermittelt werden. Hierfür ist das digitale Nachweisverfahren zu berücksichtigen. Soweit Angaben fehlen oder abweichen, können ergänzende Nachweise erforderlich sein.

Bei Minijobs sind Informationen über weitere Beschäftigungen besonders wichtig. Mehrere Beschäftigungen können zusammengerechnet werden und dadurch die sozialversicherungsrechtliche Einordnung verändern. Bei kurzfristigen Beschäftigungen sind insbesondere die anrechenbaren Vorbeschäftigungszeiten im Kalenderjahr und gegebenenfalls die Berufsmäßigkeit zu prüfen.

Auch die arbeitsvertraglichen Grundlagen müssen vorliegen. Dazu gehören Arbeitsvertrag, Vergütungsvereinbarungen, Arbeitszeitregelungen sowie Vereinbarungen über Firmenwagen, betriebliche Altersversorgung und Sachbezüge. Arbeitsrechtliche Zweifelsfragen sollten gesondert mit einer hierzu befugten Stelle geklärt werden.

Sofortmeldung: Übermittlung vor Beschäftigungsbeginn sicherstellen

In bestimmten Branchen müssen Arbeitgeber zusätzlich zur regulären Anmeldung eine Sofortmeldung abgeben. Nach § 28a Absatz 4 SGB IV und § 7 DEÜV ist diese spätestens bei Beschäftigungsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung zu übermitteln.

Für die betriebliche Organisation bedeutet dies: Die Sofortmeldung muss vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn übermittelt sein. Sie darf nicht bis zur ersten Lohnabrechnung oder zum monatlichen Abgabetermin aufgeschoben werden.

Beginnt eine Beschäftigung beispielsweise um 8:00 Uhr, muss die Übermittlung bereits vor Aufnahme der Arbeit abgeschlossen sein. Dies gilt auch bei kurzfristig vereinbarten Einsätzen oder Arbeitsbeginn am Wochenende.

Welche Branchen sind 2026 betroffen?

Die Sofortmeldepflicht gilt 2026 für folgende Wirtschaftsbereiche:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks nach § 2 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

Für 2026 ist der geänderte Branchenkreis zu beachten: Friseur- und Kosmetikbetriebe sowie plattformbasierte Lieferdienste sind einbezogen. Die Forstwirtschaft und das gesetzlich ausgenommene Fleischerhandwerk sind nicht mehr erfasst.

In einem sofortmeldepflichtigen Betrieb betrifft die Pflicht grundsätzlich alle Arbeitnehmer, einschließlich Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten. Sie beschränkt sich nicht auf die branchentypische Tätigkeit: Auch für eine neu eingestellte Bürokraft kann eine Sofortmeldung erforderlich sein. Zweifelsfälle zur Branchenzuordnung sollten vor Beschäftigungsbeginn mit der zuständigen Einzugsstelle geklärt werden.

Welche Daten benötigt das Lohnbüro für die Sofortmeldung?

Für die Meldung werden insbesondere folgende Angaben benötigt:

• Familienname und Vornamen
• Sozialversicherungsnummer, soweit bekannt
• bei unbekannter Sozialversicherungsnummer die erforderlichen Ersatzangaben, insbesondere Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift
• Betriebsnummer des Arbeitgebers
• Tag der Beschäftigungsaufnahme

Teilen Sie dem Lohnbüro zusätzlich die geplante Uhrzeit des Arbeitsbeginns mit, damit die rechtzeitige Übermittlung organisiert werden kann.

Die Sofortmeldung erfolgt elektronisch mit dem Abgabegrund 20 unmittelbar an die Datenstelle der Rentenversicherung. Dafür stehen systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder das SV-Meldeportal zur Verfügung. Eine E-Mail, ein Fax oder ein Brief ersetzt die elektronische Sofortmeldung nicht.

Die Sofortmeldung ersetzt außerdem nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung. Diese ist zusätzlich an die zuständige Einzugsstelle zu übermitteln. Die reguläre Anmeldung erfolgt grundsätzlich mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn.

Zuständigkeiten und Vertretung verbindlich regeln

Vereinbaren Sie mit dem Lohnbüro ausdrücklich, wer die Sofortmeldung erstellt und übermittelt. Für spontane Einstellungen, Wochenenden und Abwesenheiten muss eine Vertretungsregelung bestehen.

Lassen Sie sich die erfolgreiche Übermittlung bestätigen und bewahren Sie den Nachweis auf. Wird eine bereits gemeldete Beschäftigung nicht aufgenommen, ist die Sofortmeldung zu stornieren. Fehlerhafte Angaben müssen berichtigt werden.

Monatliche Unterlagen für das externe Lohnbüro

Nach der Einrichtung der Stammdaten benötigt das Lohnbüro sämtliche laufenden Informationen, die sich auf Entgelt, Lohnsteuer oder Sozialversicherung auswirken.

Vereinbaren Sie einen festen monatlichen Abgabetermin. Dieser muss zu den gesetzlichen Melde- und Zahlungsfristen passen. Eine pauschale Vorgabe wie „drei bis fünf Arbeitstage vor der Gehaltszahlung“ genügt dafür nicht in jedem Fall.

Sozialversicherungsbeiträge aus laufendem Arbeitsentgelt sind grundsätzlich spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Beitragsnachweise müssen bereits früher vorliegen. Sind noch nicht alle Abrechnungsdaten bekannt, ist mit dem Lohnbüro das zulässige Verfahren zur Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld und zur späteren Korrektur abzustimmen.

Die monatliche Datenübergabe sollte insbesondere Folgendes umfassen:

• abrechnungsrelevante Arbeitsstunden, Überstunden und Bereitschaftszeiten
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit mit Datum, Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitsleistung
• Fehlzeiten wie Arbeitsunfähigkeit, Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit und unbezahlter Urlaub
• Angaben zu Arbeitsunfällen, soweit für die Abrechnung oder Meldungen erforderlich
• Sonderzahlungen wie Prämien, Provisionen, Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld
• Abfindungen mit Vereinbarung und Zahlungsgrund
• Änderungen bei Bankverbindung, Anschrift, Krankenkasse, Arbeitszeit oder Vergütung
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile, beispielsweise Firmenwagen, Jobticket, Essenszuschüsse und Gutscheine
• Pfändungen, Vorschüsse, Arbeitgeberdarlehen und vermögenswirksame Leistungen
• Beiträge und Änderungen zur betrieblichen Altersversorgung

Arbeitsunfähigkeit und Entgeltfortzahlung richtig erfassen

Bei Krankheit benötigt das Lohnbüro insbesondere den Beginn und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie Informationen über Verlängerungen. Beschäftigte müssen den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren.

Das elektronische Verfahren zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt diese Mitteilungspflicht nicht. Soweit das eAU-Verfahren anwendbar ist, ruft der Arbeitgeber oder sein beauftragter Dienstleister die Daten bei der Krankenkasse ab. Für nicht erfasste Fälle sind geeignete Nachweise erforderlich.

Medizinische Diagnosen gehören grundsätzlich nicht in die monatliche Datenübergabe. Muss geklärt werden, ob frühere Arbeitsunfähigkeitszeiten auf die Entgeltfortzahlung anzurechnen sind, ist bei gesetzlich Versicherten gegebenenfalls eine elektronische Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse erforderlich.

Variable Vergütungen nachvollziehbar dokumentieren

Bei Boni, Provisionen und Leistungsprämien müssen Betrag, Zahlungszeitpunkt und Abrechnungsgrund eindeutig feststehen. Geben Sie an, ob ein Brutto- oder Nettobetrag vereinbart wurde und auf welchen Zeitraum sich die Zahlung bezieht.

Die Bezeichnung einer Zahlung allein entscheidet nicht über ihre Behandlung. Ob laufender Arbeitslohn, ein sonstiger Bezug oder einmalig gezahltes Arbeitsentgelt vorliegt, muss anhand der tatsächlichen Vereinbarung geprüft werden.

Sonderfälle frühzeitig melden

Eintritt, Austritt, Mutterschutz, Elternzeit, längerfristige Arbeitsunfähigkeit und Änderungen des Beschäftigungsumfangs sollten Sie unverzüglich mitteilen. Diese Sachverhalte können eigenständige Meldepflichten oder Änderungen des Versicherungsstatus auslösen.

Bei Neueinstellungen in sofortmeldepflichtigen Branchen hat die rechtzeitige Meldung vor Arbeitsbeginn Vorrang vor dem üblichen monatlichen Abgabetermin.

Firmenwagen und andere Sachbezüge

Für Firmenwagen benötigt das Lohnbüro unter anderem die Überlassungsvereinbarung, den maßgeblichen Bruttolistenpreis einschließlich relevanter Sonderausstattung, den Überlassungsbeginn und Angaben zur erlaubten Privatnutzung.

Auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die maßgebliche Entfernung und gegebenenfalls die tatsächlichen Fahrtage sind zu berücksichtigen. Bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen können weitere Angaben erforderlich sein, insbesondere zum Anschaffungszeitpunkt und zu technischen Voraussetzungen einer steuerlichen Begünstigung.

Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode müssen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und die erforderlichen Kostennachweise vorliegen. Stimmen Sie mit dem Lohnbüro ab, wie die laufende Bewertung und eine gegebenenfalls erforderliche Jahreskorrektur erfolgen.

Bei Gutscheinen, Zuschüssen und anderen Sachbezügen sind neben dem Wert auch die rechtliche Ausgestaltung, der Gewährungszeitpunkt und die zugrunde liegenden Vereinbarungen relevant.

Pfändungen

Bei einer Lohnpfändung benötigt die zuständige Abrechnungsstelle den vollständigen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss beziehungsweise die behördliche Pfändungsverfügung einschließlich der Angaben zur Zustellung.

Zusätzlich sind die für die Pfändungsberechnung maßgeblichen Unterhaltspflichten und deren Änderungen mitzuteilen. Pfändungsfreigrenzen können sich auch innerhalb eines Abrechnungsjahres ändern. Deshalb müssen die für den jeweiligen Zeitraum geltenden Werte verwendet werden.

So organisieren Sie die Datenübergabe

Nutzen Sie einen einheitlichen, angemessen geschützten Übermittlungsweg. Geeignet sind beispielsweise Mandantenportale oder verschlüsselte Upload-Bereiche mit geregelten Zugriffsrechten. Personenbezogene Abrechnungsdaten sollten nicht ungeschützt per E-Mail versendet werden.

Legen Sie intern fest, wer Informationen sammelt, prüft und freigibt. Wenn mehrere Führungskräfte Arbeitszeiten, Zuschläge und Sonderzahlungen melden, sollte eine verantwortliche Stelle die Angaben vor der Weitergabe zusammenführen.

Ein praktikabler monatlicher Ablauf umfasst folgende Schritte:

1. Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Änderungen bis zum vereinbarten Stichtag erfassen.
2. Entgeltbestandteile und Sonderzahlungen auf Vollständigkeit prüfen.
3. Die freigegebenen Daten über den vereinbarten sicheren Weg übermitteln.
4. Rückfragen des Lohnbüros zeitnah beantworten.
5. Abrechnungen und Zahlungsauswertungen vor Freigabe kontrollieren.

Prüfen Sie insbesondere Bruttoentgelt, Nettoauszahlung, Stunden, Zuschläge, Bankverbindungen und Ein- beziehungsweise Austrittsdaten.

Klären Sie außerdem den Leistungsumfang des Dienstleisters. Nicht jedes Lohnbüro erstellt Zahlungsdateien oder führt Überweisungen aus. Auch Sofortmeldungen, Bescheinigungen, Erstattungsanträge und die Bearbeitung von Rückfragen der Sozialversicherungsträger sollten ausdrücklich vereinbart werden.

Typische Fehler und ihre Folgen

Verspätete oder unvollständige Angaben können Korrekturabrechnungen und zusätzliche Meldungen erforderlich machen. Werden Beiträge dadurch zu spät oder in unzutreffender Höhe gezahlt, können weitere Kosten entstehen.

Besonders kritisch sind versäumte Sofortmeldungen. Eine nachträgliche Übermittlung beseitigt den ursprünglichen Fristverstoß nicht.

Auch ungenaue Angaben zu Zuschlägen führen zu Fehlern. Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit setzen grundsätzlich tatsächlich geleistete und nachgewiesene Arbeit zu den begünstigten Zeiten voraus. Die Zuschläge müssen neben dem Grundlohn gezahlt werden und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.

Steuerfreiheit bedeutet dabei nicht automatisch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Für die steuerliche Berechnung ist der Grundlohn auf höchstens 50 Euro je Stunde begrenzt; für die sozialversicherungsrechtliche Beitragsfreiheit gilt eine Grundlohngrenze von 25 Euro je Stunde. Die Arbeitszeitnachweise müssen deshalb eine getrennte Beurteilung ermöglichen.

Ein weiterer Fehler besteht darin, betriebliche Veränderungen erst auf Nachfrage mitzuteilen. Das Lohnbüro benötigt beispielsweise Informationen über einen neu überlassenen Firmenwagen, einen geänderten Beschäftigungsumfang oder eine längere Unterbrechung der Arbeit unmittelbar aus dem Unternehmen.

Die Übergabe beim Wechsel zum Lohnbüro

Beim Wechsel von der internen Abrechnung oder einem bisherigen Dienstleister werden zusätzliche Unterlagen benötigt. Dazu gehören insbesondere:

• bisherige Lohnkonten und Abrechnungswerte des laufenden Kalenderjahres
• bereits übermittelte Sozialversicherungsmeldungen und relevante Rückmeldungen
• Beitragsnachweise und Angaben zu offenen Beitragskorrekturen
• Daten zur gesetzlichen Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft
• laufende Fehlzeiten und relevante Entgeltfortzahlungszeiträume
• bestehende Pfändungen, Darlehen und Vorschüsse
• Vereinbarungen zur betrieblichen Altersversorgung
• Betriebsnummer, Arbeitgeber-Steuernummer und Angaben zum Betriebsstättenfinanzamt
• erforderliche Vollmachten und Berechtigungen für elektronische Verfahren

Bei einem unterjährigen Wechsel müssen die Vortragswerte vollständig übernommen werden. Sie sind unter anderem für Jahreswerte, Einmalzahlungen und die Anwendung der Beitragsbemessungsgrenzen erforderlich.

Stimmen Sie verbindlich ab, welcher Dienstleister welche Meldungen und Bescheinigungen erstellt. Dazu gehören auch offene Korrekturen sowie noch ausstehende Rückmeldungen aus elektronischen Verfahren. So lassen sich Doppelmeldungen und Übermittlungslücken vermeiden.

Wer Angebote für die Auslagerung einholt, sollte neben dem Preis den Leistungsumfang, die Abgabetermine, die Erreichbarkeit bei kurzfristigen Einstellungen und die Kosten zusätzlicher Leistungen vergleichen.

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Mit vollständigen Stammdaten, festen monatlichen Abläufen und einer gesonderten Organisation fristgebundener Sonderfälle schaffen Sie die Grundlage für eine zuverlässige externe Lohnabrechnung. In sofortmeldepflichtigen Branchen gehört dazu insbesondere, Neueinstellungen so früh mitzuteilen, dass die Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn übermittelt werden kann.